Din medelstora familjeåterförening: en planeringschecklista | bättre hus & trädgårdar

En familjeåterförening är ett bra sätt att samla din familj även när den växer och förändras. Det är en möjlighet att fira familjens historia, senaste prestationer och nya tillägg. Oavsett om det är en picknick i parken, en grill vid stranden, en statlig parksamling eller en samling i någons hem, kommer ett ordentligt planerat återförening att locka till och med de mest avlägsna familjemedlemmarna för en eftermiddag med kul i solen.

Om du planerar ett familjeåterförening för cirka 100 personer, vill du starta din planering ungefär sex månader i förväg så att du kan tränga in intresse och få några suppleanter för att hjälpa dig dra det. Här är en checklista som hjälper dig och din familj att komma igång!

6 månader innan

Innan någon planering kan börja på allvar måste du bestämma vem som vill delta i ett återförening. Skicka ut en familjeundersökning via e-post för att mäta intresse, få en uppfattning om hur många som skulle delta och ta reda på vilka datum och platser som borde fungera bäst. Du bör också fråga om budget så att du vet hur mycket pengar människor är villiga att spendera på evenemanget. Försök att ge intervall för kostnad per person så att det är lätt för människor att förstå. Använd ett onlineverktyg som Survey Hero för att designa en enkel enkät gratis och dela länken med familjemedlemmar. Att ställa in onlineundersökningen hjälper dig att organisera svar när de kommer in.

Nu är det också dags att bestämma om återföreningen kommer att ske hemma hos en familjemedlem eller på en annan plats. Återföreningar som hålls hemma är ofta värda av familjematriarken eller patriarken, särskilt när mormors hem har spelat en stark roll i familjens historia. Största julpartier, avslappnade arbetsdaggrillar och till och med examensfest kan vara underbara tillfällen att samla långtgående släktingar och långförlorade familjemedlemmar under ett tak. Om ditt utrymme är något begränsat, kan du överväga att göra ett familjeåterförening "öppet hus", där människor kan komma och gå hela dagen. Oavsett om du är värd för återföreningen eller om farmor är det, se till att du har hjälp. Få några pålitliga tantor att laga mat och några entusiastiska kusiner för att organisera aktiviteter. Eller, om din budget tillåter det, hyra en restaurang för att komplettera dina hembakade måltider och för att hålla drinken flödande.

Att ha en familjeåterförening på en annan plats än familjemedlemmens hem innebär att ingen familj är ansvarig för alla arrangemang. Uppgifterna kan fördelas över utvidgade familjegrupper, vilket underlättar en del av planeringsbördan. Det kan också tillåta dig att rymma fler människor än någon persons hem kan. Och för resande familjemedlemmar kan en plats med andra fritidsaktiviteter göra det möjligt för dem att förvandla återföreningen till en fullfjädrad familjesemester, vilket gör det bästa av resedollar som spenderas.

5 månader innan

Be om hjälp och samla din reunion-planeringskommitté. Du måste hitta pålitliga och entusiastiska släktingar som kan ta hand om:

• Hitta en plats för evenemanget. Om du inte har återföreningen hemma hos en familjemedlem måste du börja leta efter en plats. Din hjälper kommer att behöva undersöka platser som tillgodoser olika intressen, åldersnivåer, fysiska förmågor och ekonomiska resurser. Familjeparker vid havet eller vid sjön är idealiska; det finns saker att göra på både vatten och på land - aktiviteter för att hålla barnen upptagna och slappa möjligheter på stranden för vuxna. Många semesterområden och statliga parker har en "destination manager" som kan hjälpa dig med detaljerna om ditt återförening. Kolla in våra rekommendationer för 10 fantastiska platser för en familjeåterförening för att ge några idéer.
• Räkna ut mat till evenemanget. Om du planerar en potluck måste någon bestämma menyn, tilldela rätter och andra matvaror till varje familj. De kan också behöva ordna extra matlagnings- och / eller grillfaciliteter på platsen. Eller, om du inte planerar att hantera all mat själv, kommer din hjälpare att behöva hitta en restaurang.
• Dekorationer, inbjudningar och skyltar. Att sätta en person som ansvarar för tryckt material hjälper till att säkerställa ett konsekvent tema för evenemanget.
• Aktiviteter och underhållning. En atletisk släkting kan ta hand om volleybollnätet, planera spel för barn och se till att musik täcks. Croquet, badminton och volleyboll är alla bra gruppaktiviteter för utomhus. Eller be en kusin att skapa ett spelrum för barn och planerar att fylla på brädspel och andra aktiviteter för att hålla barnen upptagna.
• Familjehistoria. Att sätta ihop ett släktträd är ett bra sätt att integrera ditt arv i händelsen. Du kan också överväga att skapa en liten familjstidning för att lyfta fram de senaste familjehändelserna, speciella fakta och historia.
• Fotografi och / eller video. Du vill spela in detta evenemang för eftertiden. Överväg att inrätta ett online fotogalleri där alla kan dela sina foton efter evenemanget eller skapa ett konto med en online fotobokstjänst där du kan skapa minnesbilder för deltagare.
• Städa. Uppmana flera människor för denna massiva uppgift!

Överväg att hantera dina frivilliga med ett verktyg som Signup Genius, som låter dig söka volontärer och skicka gruppmeddelanden och uppgiftspåminnelser utan att fylla i din inkorg.

Du bör också ha samtal med ditt planeringsteam om budget. Baserat på feedbacken från din första undersökning, bestäm din arbetsbudget så att du kan hålla kostnaderna i kontroll.

4 månader innan

Förhoppningsvis har din kommitté gjort sina läxor! Fyra månader innan ditt familjeåterförening planerar du att utföra följande uppgifter:

• Slutför datum och plats. Ta reda på vilka bekvämligheter som finns tillgängliga: dricksvatten, pool, grillfaciliteter, omklädningsrum, inomhusutrymme (i händelse av regn), picknickbord och så vidare.
• Diskutera teman och möjliga schema.

Slutföra planerna för återföreningens gynnar och memorabilia. Oavsett om det är video, en familjehistorisk broschyr eller T-shirts, familjemedlemmar vill ha något att komma ihåg detta storslagna tillfälle. Se hur man sätter ihop den perfekta välkomstväskan för familjeåterförening. Be en konstnärlig familjemedlem att designa en T-shirt, hatt, tröja eller annan personlig kläder. Låt utskottsmedlemmen få i uppdrag att ange vad som krävs för en släktträdvisning eller -video så att du är redo att begära familjens begäran.

3 månader innan

Med de viktigaste detaljerna för ditt evenemang på plats är det dags att få ordet ut officiellt och börja låsa in dagens detaljer.

• Skicka inbjudningar. Du kan använda en onlinetjänst som Evite för att få inbjudningar eller skicka dem via e-post eller traditionell post. I alla fall bör du inkludera följande:

Avslutade tider, platser, kartor, vägbeskrivning, kostnader och ett schema över evenemang.

Ett registreringsalternativ för specifika aktiviteter, om det behövs.

Uppdrag för släktingar som frivilligt har tagit mat eller andra föremål.

En begäran om foton och / eller berättelser du skulle inkludera i familjens historia eller video.

Inkludera ett RSVP-datum tillsammans med en e-postadress, telefonnummer eller e-postadress som de kan svara på. Be familjemedlemmarna att lämna information om boende eller ankomst, om det är lämpligt.

Följ upp med frivilliga och utdela uppgifter efter behov.

Planera evenemang och aktiviteter. Säkra proffs eller platser för dina aktiviteter vid behov. Boka till exempel ett softballfält eller hyra reseguider eller yogainstruktörer. Om återföreningen kommer att vara hemma hos någon, fråga släktingar eller ditt lokala samhällscenter om du kan låna någon utomhussportutrustning eller spel till spelrummet. Överväg att ha en TV- och videobandspelare eller DVD-spelare i spelrummet, tillsammans med åldersanpassade videor för att hålla barnen underhållna när alla behöver lite tid.

Köp föremål du behöver för alla hantverksaktiviteter.

Planera och planera måltider.

• Skapa en lista över alla måltider du ska äta eller den mat du behöver.
• Tilldela en matvaror till varje släkting. Se till att dra fördel av deras matlagningspecialiteter, som Tant May potatissallad eller Cousin Lynn's blåbärspai.
• En avslappnad buffé är förmodligen den bästa metoden för en återförening i hemmet, helt enkelt för att den tillåter människor att äta på skift. Detta är också perfekt om sittplatserna är begränsade.
• Om du planerar att hyra en restaurang är det nu dags att säkra dem. Vissa cateringföretag hanterar helt enkelt köket, ser till att buffén fylls på och håller drinken flödande så att du kan njuta av festen.
• Kontakta restauranger för att se om de rymmer stora grupper och boka dem vid behov.

2 månader innan

Saker börjar samlas och det roliga är nära! Håll dig uppdaterad om dessa organisatoriska uppgifter så kommer du att vara i god form.

• Spåra om deltagarnas detaljer. Starta en lista med de som har bekräftat sitt deltagande, var de kommer att bo och när de kommer. Om du använde ett online-system som Evite för att skicka ut dina inbjudningar kommer det att spåra RSVP: er. Men behåll ett Google Sheet eller Excel-dokument med all annan information när svaret rullar in.
• Boka hyrutrustning som podium, mikrofon, bord eller stolar.
• Bekräfta restaurangbokningar och ge din senaste gästberäkning.
• Gör slutköp.

Hantverkstillbehör

dekorationer

Favoriter, personliga T-shirts, engångskameror eller andra saker du planerar att ge ut vid återföreningen.

Beställ kopior av familjehistoria eller video.

1 månad innan

Med 30 dagar innan återföreningen bekräftar de första uppgifterna på din månadslista att helt enkelt detaljerna om de planer du redan har på plats.

• Bekräfta med släktingar som tar med mat eller andra förnödenheter.
• Bekräfta mötesplatser.
• Bekräfta aktiviteter.
• Bekräfta sovrum.

2 veckor innan

Nu är det dags att checka in med frivilliga som har tilldelats specifika uppgifter för att bekräfta tider och det slutliga gästantalet.

• Måltider

Kontakta restauranger med ett slutgästantal vid behov.

Beställ kallskurna plattor, kakor eller andra festartiklar från din lokala livsmedelsbutik eller bagare.

Kontakta restaurang med ett slutgästantal om det behövs.

Säljare

• Bekräfta informationen med din fotograf / videograf
• Bekräfta information med andra tjänsteleverantörer som aktivitetsledare eller reseguider

Dekorationer och skyltar

• Köp dekorationer och tillbehör i sista minuten.
• Skapa skyltar och banners.

Städa

• Bekräfta volontärer
• Gör arrangemang för att donera restmat till ett lokalt skydd eller matskafferi

2 dagar innan

• Granska reunion minutiae med utskott.
• Hämta eventuell hyrutrustning, som stolar, bord etc.
• Förbered slutbetalningar och tips för alla yrkesverksamma och hjälp du har anställt, som restaurang- och väntapersonal. Sätt ihop dessa i separata kuvert så att du snabbt kan dela ut dem efter behov under hela evenemanget. Tänk på att du kan skicka extra tips senare om deras prestanda var exceptionellt. Annars brukar ett tips på 10 till 15 procent vara vanligt om det inte ingår i deras avgift.

Dagen före

• Ställ in och dekorera.
• Få lite sömn!

Efter återförening

Efter evenemanget har du några fler detaljer att ta hand om. Inom två veckor efter evenemanget måste du:

• Skriv tackanmärkningar till speciella deltagare, släktingar som donerade tid och pengar och alla andra som hjälpte till att göra ditt evenemang till framgång.
• Ladda upp foton till en online fototjänst. Om du tagit bilder själv, ladda upp dina bilder till en webbplats som Shutterfly eller Snapfish. Om ett par veckor kan du dela länken med deltagare och också be dem lägga till sina foton i albumet du har skapat så att andra familjemedlemmar kan köpa kopior av dina foton. Om du placerar alla bilder på ett ställe skulle du också kunna skapa en fotobok som andra kan beställa samt en minnesmärke om evenemanget.

Donera eller distribuera återstående gynnar, dekorationer, familjehistoriska broschyrer och så vidare.

Ta hand om följande inom fyra veckor efter evenemanget:

• Följ upp med videograf och fotograf för att ta reda på när material kommer att vara redo för distribution.
• Skicka ett e-postmeddelande eller massmeddelanden till alla som deltog, sammanfatta festligheterna, tacka dem för att delta och berätta var de kan köpa bilder, videor eller andra uppföljningsartiklar från ditt evenemang.