Välj datum, längd och plats | bättre hus & trädgårdar

Vad är det viktigaste beslutet när du planerar en släktträff? "Ställ in ett datum så att familjemedlemmarna kan lägga det på sina kalendrar innan du planerar semester", säger Tom Ninkovich, författare till Family Reunion Handbook (Reunion Research, 1998). Och kom ihåg att den viktigaste aspekten av att välja ett återföreningsdatum är att hålla sig till ditt slutliga beslut. Att ändra datum skapar bara förödelse för andra. Saker att tänka på när du väljer ett datum: Planera i förväg. De flesta återföreningar måste planeras ett till två år i förväg. Med förhandsplanering kan du reservera den perfekta mötesplatsen. Att planera framåt gör det också möjligt för deltagarna att avsätta semester och spara pengar de kan behöva delta. Få en konsensus. Välj inte bara det datum som passar dig. Undersök familjemedlemmar för att undvika tidskonflikter. Om det finns familjemedlemmar som absolut måste delta (till exempel morföräldrar), kolla först med dem. Välj sedan ett datum som är bäst för de flesta. Det finns många sätt att välja ett datum. Du kan erbjuda 3-4 olika alternativ och låta familjemedlemmar skicka in sina röster inom en viss tidsfrist. Du kanske vill ge en förklaring till varför vissa datum kan vara bättre än andra. Till exempel kan din första mailing säga: "Farbror Bert firar sin 80-årsdag den 10 juni. Skulle det inte vara bra att hylla vår favoritfarbror genom att kasta en släktträff den helgen?" Bjud sedan på två eller tre andra möjliga datum som säkerhetskopia. Låt familjemedlemmarna veta att majoriteten reglerar. Tyvärr kommer någon alltid att ha en konflikt. Ett sätt att lösa detta problem är att ställa in potentiella datum för de kommande två återföreningarna. På så sätt kommer människor som inte kan delta den här tiden förhoppningsvis att komma till nästa.

Idéer för datum

Välj ett datum. Här är några förslag:

Familj milstolpe eller speciell dag: Dessa typer av datum kan innehålla ett silver- eller gyllene jubileum, en morföräldrars eller äldre födelsedag, ett bröllop eller examen, en förfäder födelsedag eller invandringsdatum, en pensionering, en födelse eller en etnisk eller religiös helgdag .
Tid på året / säsongen: "De flesta släktträffar hålls mellan juni och september eftersom vädret är bättre, resan är lättare, skolan är ute och sommaren är den traditionella tiden för semester", säger Ninkovich. Vissa familjer föredrar dock att dra nytta av värdepaketet "lågsäsong", som inkluderar april-maj, oktober-november och december-februari (utom på tropiska badorter och skidområden). Boenden och flygpriser är ofta lägre vid dessa tillfällen. Nackdelarna är att resevillkoren kan vara hårda (tänk snö) och barnen brukar vara i skolan.
Helgdagar: I vissa städer betraktas lagliga helgdagar som Memorial Day, den fjärde juli och Labor Day som "off" -säsong eftersom de vanliga affärsresenärer är på semester. Långa helghelger är vanligtvis perfekta för återföreningar i städer som Chicago, New York och Washington, DC. Tänk på att Thanksgiving eller årsslutet fungerar bra för små återföreningar nära hemmet. Men dessa helgdagar fungerar vanligtvis inte bra för stora eller geografiskt avlägsna familjer, eftersom de flesta människor tenderar att vara mer fokuserade på sina egna kärnfamiljer vid denna tid på året.

Ett specifikt återföringsdatum, helg eller månad: "Många familjer ställer in ett visst återföringsdatum som de kan räkna med från år till år, till exempel" andra lördagen i augusti ", säger Ninkovich. "Återföreningen kanske inte hålls varje år, men när den hålls vet alla när det kommer att vara."

Bestäm om återföreningens längd

Återföreningar kan vara var som helst från en eftermiddag till tre eller fler dagar. "En allmän regel är att ju längre människor måste resa, desto längre ska återföreningen pågå", säger Ninkovich. Få människor flyger längs med landet för eftermiddagste. Små återföreningar är i genomsnitt en dag. Större återföreningar pågår i ungefär två eller tre dagar. Du vill inte att de ska hålla för länge, råder Ninkovich. "Din nästa återförening kommer att gynnas om du lämnar dem som vill ha mer."

Efter att ha beslutat när återföreningen kommer att äga rum är nästa stora beslut: Var? Möjligheterna kan verka oändliga. Exempel inkluderar nöjesparker, ett läger, kyrka, college-sovsalar, lägenheter, konferenscenter, ett kryssningsfartyg, historiska platser, hem (er), hotell, husbåtar, Motell, naturreservat, en park, en ranch eller gård, orter och djurparker. I allmänhet beror ditt val på storleken på återföreningen, tid på året, tillgänglighet och vilken typ av återförening du vill ha (t.ex. en liten picknick, en kryssning, en rustik campingtur osv.) Håll in tänk på att ingen webbplats kommer att vara perfekt. "Om det är trevligt och billigt, ligger det på distans. Prisvärd och bekväm? Ästetiken har mycket att önska, " säger Jennifer Crichton, författare till Family Reunion (Workman Publishing, 1998). "Återföreningar handlar om familjeliv och familjeliv handlar mer om avvägningar än perfektion." Det är dock möjligt att hitta en webbplats som uppfyller de flesta av dina behov. Följande är saker att tänka på för fyra grundläggande slags återföreningar.

Frågor att ställa inkluderar:

Har du tillräckligt med utrymme för alla att sitta och äta bekvämt, med tillräckligt med utrymme för barnen att springa runt?
Hur många bord och stolar får plats i trädgården?
Finns det tillräckligt med utrymme inomhus vid dåligt väder?
Finns det plats för ett tält?
Kan ditt hem, gatan eller grannarna rymma parkering?
Är du villig att "släppa saker" för att hysa en stor publik i ditt hem? Små barn kan köra genom ditt hus (så lägg bort brott). Din gräsmatta kanske slår. Du kan hämta papperskoppar, tallrikar och servetter från varje spricka i din fastighet långt efter att dina gäster har gått. Fråga dig själv: "Kan jag hantera röran?"

Om svaret på många av dessa frågor är "nej", kanske du vill titta på offentliga parker som ett annat alternativ (se Hemstadsförening på nästa sida).

Denna typ av evenemang kommer sannolikt att hållas i familjens ursprungliga hemstad. Frågor att ställa dig själv inkluderar:

Om ditt hem inte är tillräckligt stort för att hysa en publik, finns det några offentliga parker eller naturreservat i närheten som kan rymma din klan?
Har parken ett skydd eller paviljong för att skydda dig från sol eller regn?
Behöver du boka i förväg? Om så är fallet, när?
Behöver du få ett tillstånd? Om så är fallet, ta reda på informationen om hur och när du ska ansöka och hur mycket det kommer att kosta.
Är webbplatsen tillgänglig med bil eller buss? Finns det parkering?
Är den rullstolsanpassad (vid behov)?
Hur nära är toaletterna? (Du kan behöva hyra en bärbar toalett.)
Finns det vatten att dricka och / eller tvätta på platsen?
Vilka faciliteter är tillgängliga för dina gäster (t.ex. baseball, tennis, en lekplats, strand eller sjö, båtliv etc.)?
Är grillar tillåtna?
Finns det en förordning om alkoholhaltiga drycker?
Hur många picknickbord / bänkar finns tillgängliga? Finns det ett skuggigt område för picknickfiltar?
Finns det elektricitet, eller behöver du ta med en generator (för saker som en mikrofon, musikinstrument etc.)?
Ger parken säkerhetspatrull?

Längre återföreningar som varar från 3 till 4 dagar kräver vanligtvis större boende, till exempel hotell, Motell, resorts, sovsalar eller konferenscenter. När du har fastställt den geografiska platsen för ditt återförening, kanske du vill kontakta det lokala turistnämnden, Handelskamrarna och konferens- och besökarbyråerna. Dessa yrkesmän kan hjälpa dig att hitta boende, restauranger, turer, cateringfirma, fotografer osv. Frågor om boende ska inkludera:

Hur långt är platsen från lokala flygplatser och tågstationer? Tillhandahålls transport? Finns det tillgång till kollektivtrafik?
Har anläggningen grupppriser?
Gäller några rabatter (t.ex. för "lågsäsong" priser)?
Finns det några "freebies" (t.ex. ett gratisrum för ett visst antal betalade rum; barn bor gratis)?
Krävs en insättning? När förfaller det? Vad är policy för återbetalning / avbokning?
Finns det mötes- och / eller bankettlokaler på plats eller ligger i närheten?
Vilka restauranger finns både på platsen och i området?
Finns det en pool (inomhus eller utomhus)?
Vilka andra faciliteter finns för gästerna (t.ex. spa, gym, tennis, kafé, salong etc.)? Vad är avgifterna?
Kan anläggningen förse dig med namn och kontaktinformation för andra återföringsorganisatörer som har använt webbplatsen nyligen?
Kan en familjemedlem som bor i området göra en inspektion på plats?
Finns det bord, stolar, anslagstavlor och annan utrustning för registrering / presentationer? Är det en avgift?

Vad är rökningspolitiken? Finns det "rökfria" sovrum tillgängliga?

Finns det tillgång till rullstol (om det behövs)?

Finns parkering tillgänglig? Är det gratis? Finns det ett offentligt parti i närheten?

Be alltid anläggningen att skicka ett kontrakt med alla detaljer du diskuterat. Granska det noggrant.

En användbar källa är Family Reunion Handbook av Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998).

Camping ute

För återföreningar som pågår en hel vecka föredrar vissa familjer att campa i tält, husvagnar eller släpvagnar. Kolla in följande:

Under vilka säsonger är campingplatserna öppna?
Vilka är avgifterna? Hur långt i förväg måste du boka?
Hur långt ligger platsen från närmaste strand, stad, historiskt område, berg / vandringsleder, shopping, stat eller nationalpark, temapark och / eller turistområde?
Vilka boende finns (t.ex. tält, släpvagnar / husvagnar, stugor eller kojer)?
Finns anslutningar för vatten och el tillgängliga?
Vilka faciliteter tillhandahålls (t.ex. grill, lägereldar, täckta platser / skydd, mat, is, uthus / toaletter, varm / kall dusch, bord och bänkar, papperskorgen, tvätt)?
Vilka aktiviteter finns i närheten (t.ex. båtliv, ryggsäck, sport, vandring, bad, fiske, etc.)?

Hyra lägenheter, ett hem eller sovsalar

Ett annat alternativ är att hyra lägenheter, ett hus eller sovsalar. För sovsalar - ibland tillgängliga under sommarmånaderna - kontakta bostadsavdelningarna på högskolor i ditt återföreningsområde. För att ta reda på lägenhetsuthyrning, kolla med de lokala handelskamrarna, turistbyrån eller konferens- och besökarbyrån. Du kan också söka på de gula sidorna, på papper eller online, efter lokala fastighetsmäklare, som ofta publicerar broschyrer med information om lägenhet eller hus.

Yahoo

Verizon Superpages

Se till när du ordnar bokningar:

Under vilka säsonger finns rum tillgängliga?
Hur långt ligger bostäderna från de närmaste rekreationsområdena (t.ex. strand, stad, historiskt område, berg / vandringsleder, shopping, stat eller nationalpark, temapark och / eller turistområde)?
Vilka faciliteter finns i rummen (t.ex. badrum / duschar i rum eller hallar, kylskåp, ugnar, mikrovågor, is etc.)?
Har rummen luftkonditionering?
Finns sängkläder och handdukar?
Var är närmaste tvättomat?
Finns det ett gemensamt rum för möten, måltider, fester etc.? Är det en extra kostnad? Måste rummet reserveras i förväg?

Fortfarande fast? Se följande källor: Publikationer:

Familjeåterförening av Jennifer Crichton (Workman, 1998)
Family Reunion Handbook av Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998)
Family Reunion Planner av Donna Beasley (Macmillan, 1997)
Family Reunion Sourcebook av Edith Wagner (Lowell House, 1999)
Reunions Magazine Workbook & Catalog (2001); 414-263-4567

Convention and Visitors Bureaus (CVBs): ideella organisationer som representerar städer eller regioner för alla slags möten. De flesta CVB: er erbjuder sina tjänster gratis och kan hjälpa till att få boendekostnader, webbplatsinspektioner och andra tjänster baserade på dina behov. Kolla in lokala CVB: er genom att söka på de gula sidorna online.

International Association of Convention & Visitor Bureaus

Verizon Superpages

Yahoo (Gula sidor)

Telefonböcker: Finns för alla delar av landet - 800-848-8000 - eller på CD-ROM på ditt lokala bibliotek.

Handelskamrar: Bra källor för boende, platsinspektioner, kartor, informationsbroschyrer, platsbesök etc.